地名档案管理工作中存在的问题及规范化实施路径
■刘雯 民政部档案资料馆
地名档案是地域历史的“活化石”，也是基层治理和文化传承的重要资源。地名档案主要包含文书档案、地图图册、声像资料、实物档案等类型，兼具原始记录性、地域性、专业性和文化性等诸多属性。地名档案记录地域名称的变迁、行政区划的沿革、民俗文化的传承，兼具史料价值、治理价值及社会服务价值。
一、地名档案管理工作的重要性
地名档案作为记录地域发展脉络的原始凭证。充分认识并管理好地名档案，在国家治理效能、文化传承、公共服务与社会稳定方面都发挥着重要作用。地名档案不仅是一种专业的档案门类，更与人们的日常生活息息相关，是连接历史记忆与现实服务的重要纽带。土地划分、户籍管理、税收征收、邮件投递以及道路导航等日常生活、工作，都离不开地名档案的指引。管好地名档案，必须健全制度、规范收集和保管、推进数字化建设、强化利用开发工作。做好地名档案管理工作唯有高度重视、常抓不懈，才能更好服务治理、传承文明、惠及民生。
二、地名档案管理工作中存在的问题
结合基层地名档案工作调研来看，各地的地名档案管理工作仍处于转型提升阶段，仍有诸多问题制约其规范化管理和高效利用。
（一）思想认识不到位，管理意识薄弱
通过调研发现，不少地区和部门存在着重审批、轻档案以及重使用、轻管理的问题。工作人员只将地名命名更名工作作为核心工作，把地名档案的管理工作视为附属环节。在与工作人员的沟通中发现，一说到地名工作就是地名的命名、更名、审批等一系列业务工作，极少有人提到地名档案方面的工作。对地名档案的法定性、文化性、重要性认识不足，导致地名档案管理工作出现了收集不及时、整理不规范、保管不到位、利用不充分等一系列问题。
（二）规范化水平不高，基础保障薄弱
大部分地区虽然制定了地名档案相关制度，但在实际工作中依然存在档案收集归档不完整、保管不规范等问题。对于一些新建区域、乡村地名、变更注销等材料归档不完整不及时。有些地区地名档案分类不标准，分类体系、编号规则、著录格式不统一，造成了检索困难、利用效率低。多数基层部门由于人员岗位紧张，没有专职的档案人员，大多由其他岗位人员兼职，这就出现了人员档案专业能力不足、变动频繁等问题。大多数地区没有档案工作预算经费，设施设备简陋，没有库房、密集架、安防消防等配置，导致实体档案的完整性和安全性难以保障。
（三）信息化建设滞后，开发利用效果差
实地调研发现，不少地区的地名档案没有数字化，查档只能翻阅纸质档案，很多纸质档案已经被翻阅得纸张缺损，字迹模糊。信息化建设是当前地名档案管理面临的问题之一。多数地名档案管理部门没有建立完善的信息管理系统。因此，在地名档案的开发利用也受到严重影响。不少地区对地名档案的开发利用还停留在查询借阅，没有开展地名文化挖掘、空间分析、公共服务产品开发等工作。
三、地名档案管理工作中规范化实施路径
（一）强化档案管理意识，提升人员专业水平
必须要深化相关部门对地名档案管理重要性的认识。各级管理部门要提高政治站位和责任意识，充分认识地名档案在历史研究、城市规划、民生服务中的核心价值。同时，要努力提升人员专业水平，通过定期开展政策解读、业务培训等活动，强化工作人员法治观念和专业素养，从思想和能力层面筑牢规范化管理基础。
（二）健全管理制度，提高设施水平
地名档案的管理制度是确保其能规范化运行的关键。建立权责清晰、流程规范的管理制度，完善地名档案收集、整理、保管和利用等环节的工作规范，确保有章可循、有规可依。同步提高硬件设施水平，硬件设施是保障地名档案安全、高效运行的基础。建设专用档案库房，配备防火、防潮、防盗、防虫、恒温恒湿等专业设备，改善档案存储环境，以标准化制度与设施保障地名档案的完整性与安全性。
（三）加快数字化建设，推动转型发展
加快数字化建设，推动转型发展是地名档案管理规范化的必然趋势。顺应时代发展要求，打破传统纸质档案管理的局限，应当努力搭建地名档案数字化管理平台，对存量档案进行标准化扫描、录入、编目，建立电子数据库，实现档案信息的分类存储、快速检索与高效利用。推进地名档案资源数字化、管理手段智能化、服务方式网络化，实现地名档案资源共享。推动地名档案管理从传统模式向现代化、数字化、智慧化转型，全面提升地名档案管理与服务效能。
四、结语
地名档案是国家档案的重要组成部分，是地名工作的真实记录，为我国经济建设和其他工作提供了大量的地名资料。地名工作的不断深化对地名档案工作提出了更高的要求。推动地名档案工作标准化、科学化发展，将为档案事业高质量发展注入新的活力。
参考文献：
[1]宋荣丽.地名档案管理的问题和对策[J].中国地名,2003,(03):4.
[2]宋徉.做好新时期地名档案管理工作的几点思考[J].兰台内外,2025,(06):60-62.
